Aineistonhallinnan suunnitelma auttaa jäsentämään aineiston keräämistä, organisointia, käyttöä, säilyttämistä ja avaamista muiden käyttöön. Suunnitelma on osa TKI-hankkeen kokonaissuunnittelua. Moni rahoittaja vaatii sitä ja se on tarpeen myös tutkimusluvan eettisessä käsittelyssä.
Aineistonhallinnan keskeisiä periaatteita on hyvä miettiä ennen aineiston keräämistä, mutta niitä täsmennetään myös TKI-prosessin aikana. Suunnitelman tulee kattaa aineiston koko elinkaari. Kun aineistoa hallitaan suunnitelmallisesti, se voi palvella myös myöhempiä käyttötarpeita jatkohankkeissa, opetuksessa ja opiskelussa.
On selvitettävä, mihin eri sopimukset, lait ja ohjeistukset velvoittavat ja miten TKI-hanke voidaan toteuttaa niin, että avoimuus toteutuu mahdollisimman hyvin. Myös aineistojen julkaisuajankohtaa ja julkaisukanavia kannattaa pohtia. Kaikkea ei ehkä tarvitse julkaista vasta tutkimusprojektin päätteeksi, sillä varhainen avaaminen ja julkaiseminen voivat tuoda yllättäviäkin hyötyjä.
Julkaisukanavat on hyvä suunnitella kaikille tutkimuksessa syntyville tuloksille, kuten menetelmille, artikkeleille jne. Jo alusta pitäen on syytä selvittää mihin eri sopimukset, lait ja ohjeistukset velvoittavat tutkijaa ja miten tutkimus on mahdollista tehdä niin, että mahdollisimman avoin julkaiseminen on mahdollista.
Monet rahoittajat edellyttävät aineistonhallintasuunnitelmaa ja tarjoavat sen tekemiseen mallipohjia. Avoimesta julkaisemisesta aiheutuvat kulut on huomioitava aineistonhallintasuunnitelmassa. Kulujen hyväksyttävyys voi vaihdella rahoittajakohtaisesti.
Jos rahoittaja ei edellytä aineistonhallintasuunnitelmaa tai jos tutkimusta ei tehdä ulkopuolisella rahoituksella, toimitaan oman organisaation aineistonhallintaohjeiden mukaan.
"Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty"
Tekesin julkaisusuositus koskee tällä hetkellä projektin aikana syntyviä tieteellisiä julkaisuja, ei tutkimusaineistoa. Tekes kuitenkin kannustaa tutkimusprosessin läpinäkyvyyteen ja valmistelee toimenpiteitä läpinäkyvyyden tukemiseen, esimerkiksi aineistonhallintaan liittyen.
Suomen Akatemia edellyttää rahoittamiltaan hankkeilta sitoutumista julkaisujen avoimeen saatavuuteen.
Suomen Akatemia edellyttää lisäksi, että sen rahoittamien hankkeiden vastuulliset tutkijat vastaavat siitä, että Akatemian rahoittamien hankkeiden tutkimusaineistot tallennetaan ja avataan oman tieteenalan kannalta tärkeässä kansallisessa tai kansainvälisessä arkistossa tai tallennuspalvelussa. Aineistoilla voi kuitenkin perustelluista syistä olla erilaisia avoimuuden asteita vaihdellen kaikille täysin avoimesta salaiseen.
Syyskuun 2016 hausta alkaen hakemukseen on liitettävä erillisenä pakollisena liitteenä aineistonhallintasuunnitelma, jossa kuvataan tutkimusaineiston hallinta ja sen avaaminen kun hanke on päättynyt. Suunnitelman pituus voi olla 1–2 sivua. Suunnitelma voidaan tehdä Tuuli-työkalulla.
Euroopan tutkimusneuvosto (European Research Council) ja Horizon 2020 -ohjelman pilottiprojekti vaativat rahoittamaltaan tutkimukselta artikkelien ja monografioiden avointa julkaisemista. Horizon 2020 -ohjelma vaatii lisäksi, että tutkimusaineistot avataan, Euroopan tutkimusneuvosto puolestaan suosittelee avaamista.
Horizon 2020: tutkimusaineistojen avaaminen pilottiprojekteissa
Euroopan tutkimusneuvoston (ERC) ohjeet
"From 2017 onwards, all Horizon 2020 grantees are required to provide access to the data underlying their scientific publications and to provide access to other research data of their choice. In principle all research data should be made openly available but exceptions can be made upon request by the grantee. The top three reasons to opt-out are privacy concerns, intellectual property rights, or when publication might jeopardise the project’s main objective."
Tietokanta, josta voi hakea rahoittajien vaatimuksia datan ja julkaisujen avaamiselle.
Ammattikorkeakoulut ovat sitoutuneet noudattamaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) ihmistieteellisten tutkimusalojen eettisiä periaatteita.
Tutkimuksen eettinen ennakkoarviointi tulee tehdä silloin, kun tutkittavina on ihmisiä ja kun tutkittavat voivat joutua välittömän tai välillisen vahingon kohteeksi. Myös tutkimuksen julkaisufoorumi, rahoittaja tai kansainvälinen yhteistyötaho voi edellyttää ennakkoarviointia.
TENKin ohjeet: Eettinen ennakkoarviointi ihmistieteissä
Hankkeiden aineistonhallinnan suunnitelussa suositellaan käytettäväksi DMPTuuli-työkalua.
DMPTuulissa on ammattikorkeakouluille oma aineistonhallintasuunnitelman mallipohja. Sen lisäksi Tuulissa on valittavana joidenkin rahoittajien vaatimusten mukaisia mallipohjia.
Ammattikorkeakoulujen malli ohjaa aineistonhallintasuunnitelman tekemistä seuraavien kysymysten avulla:
TKI-hankkeen tiedotus- ja aineistonhallintasuunnitelman avoimuuden arvioinnin työkalu.
Lähde: Avoin tiede ja tutkimus -hanke. 17.2.2016. Avoin tiede ja tutkimus - Tiedotus- ja tiedonhallintasuunnitelman avoimuuden arviointilomake. http://avointiede.fi/viitearkkitehtuuri
Etsin on palvelu, jolla voi sekä kuvailla tutkimusaineistoja että etsiä niitä. Palveluun kirjaudutaan Haka-tunnuksella.
Tietoarkistoon tallennetut tutkimusaineistot sekä niiden kattavat suomen- ja englanninkieliset kuvailutiedot. Aineistojen selaaminen, hakeminen ja kuvailutietojen lukeminen on täysin vapaata. Osa aineistoista on myös avoimesti ladattavissa.
Uusia aineistoja
re3data.org - Registry of Research Data Depositories
- data-arkistojen hakupalvelu
- haku aiheen, aineistotyypin tai maan mukaan
Suomen tutkimusinfrastruktuurien tietopankki (kansalliset infrastruktuurit)
Aineistonhallinnan käsikirja (Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston) on hyvä tiedonlähde aineistonhallintaan liittyvissä kysymyksissä.
Datanhallinnan opas (Avoin tiede ja tutkimus)
Tutkijan tiedonhallinnan muistilista (Avoin tiede ja tutkimus)
Tutkimuslupa anotaan siltä kohdeorganisaatiolta, jossa tutkimus toteutetaan. Lisäksi tarvitaan suostumus tutkimukseen osallistuvilta henkilöiltä.
Henkilötietojen tietosuojan vaatimukset tulee ottaa huomioon jo hankkeen alkuvaiheessa. Aineistonhallintasuunnitelmassa selvitetään, mitä henkilötietoja hankkeessa on tarpeen kerätä tai käsitellä. Samalla on arvioitava, täyttyvätkö henkilötietolain tietosuojaa koskevat vaatimukset.
Rekisteriseloste tulee laatia ennen aineiston keruuta aina, kun tutkimusaineisto tulee sisältämään henkilötietoja. Sitä edellytetään tavallisesti myös eettisessä ennakkoarvioinnissa ja myös tutkittavilla on oikeus tutustua siihen. Jos tutkimusaineistona on ilman tutkittavan suostumusta hankittuja rekisteripohjaisia arkaluonteisia tietoja, rekisteriseloste toimitetaan myös tietosuojavaltuutetulle.
Tutustu tarkemmin:
Tietoarkisto: Aineistonhallinnan käsikirja: Tutkittavien informointi
Tietosuojavaltuutetun toimisto: Rekisteri- ja tietosuojaselosteet
Tietosuoja ja tieteellinen tutkimus henkilötietolain kannalta