Hankkeen aikana kertyy paljon erilaista dataa ja muuta aineistoa. Aineiston organisointitavoista ja säilyttämisestä on sovittava kaikkien hankkeessa toimivien kesken. Aineistojen tallennusohjeet vähentävät virheitä ja sekaannuksia sekä helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken.
Hyvällä aineistojen organisoinnilla varmistetaan:
Hankkeen avoimuus sisältää myös avoimet tutkimusmenetelmät ja avointen ohjelmistojen käytön.
TKI-aineistojen systemaattisessa hallinnassa on huomioitava:
Lähde: Tietoarkisto: Aineistonhallinnan käsikirja: Aineistonhallinnan suunnittelu
Hankkeen dokumentoinnilla varmistetaan toistettavuus sekä tiedonvälitys hankkeen toimijoille ja muille hankkeen aineistoja ja materiaaleja tarvitseville.
ATT-hankkeen Datanhallintaoppaassa ohjeistetaan kirjaamaan muistiin:
Käytännöt vaihtelevat tieteenalakohtaisesti, mikä on huomioitava hanke-/tutkimuskohtaisesti. Datan yhteyteen kannattaa luoda readme.txt-tiedosto, jossa kokonaisuus ja dokumentointi on kuvailtu. Koodia voi tallentaa esimerkiksi sopivaan tietoarkistoon tai GitHubiin, jonne voi Zenondo-palvelun kautta saada DOI-tunnisteen.
TKI-aineistojen tietoturva perustuu korkeakoulujen tietohallinnon järjestelmiin ja tietoturvaohjeistuksiin.
Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tuhoutumisen, vahingoittumisen ja muuttumisen
tai varastamisen estäminen aineiston käsittelyn ja säilytyksen aikana. Tietoturvaan sisältyy myös pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää arkaluontoisissa aineistoissa.
Myös varmuuskopiointi on osa tietoturvaa. Säilyvyyden varmistamiseksi aineistot on tallennettava useaan eri paikkaan tai välineelle. Varsinaiset työ- ja varmuuskopiot on säilytettävä erikseen.
Henkilötietojen tietosuojaan kuuluvat ihmisten yksityiselämän suoja ja muut sitä turvaavat oikeudet henkilötietoja käsiteltäessä.
Henkilötietolain 14§:ssä säädetään siitä, miten henkilötietoja voi käyttää tutkimuksessa.
Arkaluonteisen tietoja ovat tiedot, jotka koskevat
Arkaluonteista tietoa saa käsitellä vain Henkilötietolain 12 §:ssä määritellyissä tilanteissa, joihin sisältyy mm. sellaisten tietojen käsittely, joihin tutkittava on antanut suostumuksensa.
Tiedonlähteitä
Tietosuojavaltutetun toimisto oppaat:
Tutkimusmenetelmiä ovat mallit, ohjelmistot, työvuot ym., joilla tutkimustuloksia tuotetaan. Avoimuuden periaatteiden tulee kattaa myös tutkimusympäristö (tutkimusvälineet, laitteet ja hyödynnetyt palvelut), koska vasta silloin tutkimus on tarpeeksi läpinäkyvää muiden arvioitavaksi ja hyödynnettäväksi.
http://avointiede.fi/att-n-avoimet-ohjelmistotOhjelmistojen ja tiedostoformaattien jatkuva muuttuminen on haasteellista tiedon säilyttämisen näkökulmasta. Tallennusformaattien valintaan tulee kiinnittää huomiota, jotta aineiston käytettävyys säilyisi mahdollisimman pitkään. Kokonaan ohjelmistoriippumattomia tallennusformaatteja ei kuitenkaan ole tarjolla. Tiedon siirtäminen formaatista toiseen ei yleensä onnistu täydellisesti, jotain tietoa saattaa hävitä, esim. tekstin muotoilut, taulukoiden tietosisältö, kuvien resoluutio ja äänenlaatu.
Käytettävyyden varmistamiseksi on suositeltavaa tallentaa yksi tiedostokopio sellaisessa muodossa, joka on mahdollisimman yleisesti käytössä ja jota useimmat eri ohjelmistot tukevat. Tällaisia ovat esimerkiksi:
Kuvat: jpeg, tiff
Video: MPEG-4 (mp4)
Ääni: FLAC
Avoimessa tieteessä ja tutkimuksessa puhutaan ns. avoimen muistikirjan menetelmästä tai avoimesta tutkimuspäiväkirjasta (Open Notebook Science). Tällä tarkoitetaan hankkeen aineistonkeruun, mittaustulosten yms. avaamista julkiseen tarkasteluun jo toteuttamisvaiheessa. Tavoitteena on hankkeen läpinäkyvyyden varmistaminen.
Avoimuutta voidaan toteuttaa mm. erilaisilla sosiaalisen median välineillä, kuten blogilla, esim. http://nmrlipids.blogspot.fi/
Käytännön työkaluina voi käyttää esim. myös web-sivuja. Dokumentteja voi jakaa lisäksi erilaisten pilvipalveluiden kautta.
Jessica Parland-von Essenin kirjoitus henkilötietojen ja arkaluonteisen tiedon käsittelystä.
Portti-verkkolehti 21.9.2016